เปลี่ยนสำนักงานบัญชีต้องทำอย่างไร เอกสารอะไรต้องขอคืนบ้าง
เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีได้ไหม ควรเริ่มตอนไหน ต้องขอเอกสารอะไร เช็กงานค้างและสิทธิ์เข้าระบบอย่างไร และการแจ้งผู้ทำบัญชีภายใน 30 วันคืออะไร
เปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีได้ แต่ควรทำเป็นขั้นตอน คือเช็กสัญญาเดิม ขอเอกสารคืน ตรวจงานค้าง ส่งต่อสิทธิ์เข้าระบบ และแจ้งเปลี่ยนผู้ทำบัญชี ช่วงที่ควรเลี่ยงคือใกล้กำหนดยื่นสำคัญ เพราะถ้าเอกสารยังอยู่ระหว่างส่งต่อ งานอาจสะดุด
ควรเริ่มเมื่อไร
เริ่มทันทีที่ตัดสินใจ แต่ให้วางวันส่งมอบหลังงวดยื่นที่ใกล้ที่สุด ถ้าเหลือไม่กี่วันก่อนกำหนด ภ.พ.30 หรือภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้ตกลงก่อนว่าเจ้าเดิมหรือเจ้าใหม่รับผิดชอบงวดนั้น
อย่ารอให้เอกสารหมดสัญญาแล้วค่อยขอ และอย่าเปลี่ยนโดยยังไม่รู้ว่าเดือนไหนยื่นถึงแล้วบ้าง
เช็กอะไรจากสำนักงานเดิม
- วันสิ้นสุดสัญญาและการบอกเลิก
- งานที่จ่ายแล้วแต่ยังไม่ส่งมอบ
- แบบภาษีที่ยื่นแล้วและหลักฐานการยื่น
- งานที่อยู่ระหว่างทำ
- เงินภาษีหรือยอดที่ยังต้องชำระ
บอกเลิกอย่างสุภาพและเป็นลายลักษณ์อักษร แล้วขอรายการสิ่งที่ต้องส่งมอบให้ชัด เพื่อให้ทุกฝ่ายเห็นตรงกัน
เอกสารที่ควรขอคืน
- สมุดบัญชีและรายงานที่เกี่ยวข้อง
- งบทดลองล่าสุด และงบการเงินปีก่อน
- สำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้ว เช่น ภ.พ.30 ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 ภ.ง.ด.50 ภ.ง.ด.51
- ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และเอกสารประกอบการลงบัญชี
- รายการทรัพย์สิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือ
- ข้อมูลเงินเดือนและประกันสังคม
เอกสารบัญชีต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี และกิจการยังมีหน้าที่เก็บรักษาเอกสาร แม้จะเปลี่ยนผู้ดูแล ดูภาพรวมในเช็กลิสต์เอกสารบัญชีรายเดือน
ต้องจัดการสิทธิ์เข้าระบบอะไรบ้าง
ทำรายการบัญชีผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง เช่น ระบบยื่นภาษี DBD e-Filing และระบบประกันสังคม
- ให้เจ้าของกิจการเป็นผู้ถือข้อมูลหลัก
- เปลี่ยนรหัสผ่านและเบอร์หรืออีเมลรับรหัสที่ไม่ใช่ของกิจการ
- ให้สิทธิ์เฉพาะคนที่ต้องใช้
- เก็บหลักฐานการยื่นย้อนหลังไว้ก่อนยกเลิกสิทธิ์เดิม
อย่าส่งรหัสผ่านผ่านแชตกลุ่มหรือไฟล์ที่หลายคนเข้าถึงได้
แจ้งเปลี่ยนผู้ทำบัญชีอย่างไร
กรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ผู้ทำบัญชีแจ้งข้อมูลผ่านระบบ e-Accountant โดยการแจ้งเพิ่มหรือยกเลิกธุรกิจที่รับทำบัญชีต้องทำภายใน 30 วัน นับจากวันที่มีการเปลี่ยนแปลง
ฝั่งกิจการควรตกลงกับผู้ทำบัญชีทั้งเดิมและใหม่ว่าใครแจ้งเมื่อไร แล้วขอหลักฐานเก็บไว้ เพื่อไม่ให้มีช่วงที่ไม่ชัดว่าใครรับผิดชอบ
ตรวจงานค้างอย่างไรก่อนเริ่มใหม่
- เทียบยอดธนาคารกับยอดในบัญชี
- ตรวจยอดภาษีซื้อขายกับแบบที่ยื่น
- ดูว่าเดือนไหนยังไม่ได้ยื่น
- ตรวจยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้าคงเหลือ
- บันทึกข้อผิดพลาดที่พบ พร้อมผลกระทบ
ถ้าพบปัญหา ให้แยกว่าเกิดจากเอกสารหรือการลงบัญชี แล้วแก้ตามหลักฐาน อย่ารีบโทษกันโดยไม่มีข้อมูล และอย่าปรับยอดเพียงเพื่อให้ตรง
ก่อนเปลี่ยนควรถามเจ้าใหม่อะไร
- รับงานจากเดือนไหน
- งานย้อนหลังคิดอย่างไร
- ใครเป็นผู้ทำบัญชี
- ส่งเอกสารทางไหน และใครเตือนกำหนด
ถ้ากำลังเทียบตัวเลือก ดูปัจจัยที่ทำให้ค่าทำบัญชีต่างกัน ถ้าต้องการให้ช่วยดูการรับช่วงงาน ทีมของเราคุยภาพรวมก่อนเริ่มได้
คำถามที่พบบ่อย
เจ้าเดิมไม่คืนเอกสารทำอย่างไร
ขอเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุรายการและกำหนดเวลา ตรวจสัญญาที่ทำไว้ ถ้าไม่ได้รับ ควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และเริ่มขอเอกสารจากธนาคารหรือคู่ค้าเท่าที่ทำได้
เปลี่ยนเจ้าแล้วต้องทำบัญชีใหม่ทั้งปีไหม
ไม่จำเป็นเสมอไป ถ้าข้อมูลเดิมตรวจสอบได้ เจ้าใหม่รับช่วงต่อจากยอดยกมาได้ แต่ถ้าเอกสารขาดหรือยอดไม่ตรง อาจต้องแก้บางส่วนหรือทำย้อนหลัง
ใกล้ปิดงบแล้วเปลี่ยนได้ไหม
ได้ แต่ควรระวัง ควรตรวจกำหนดในการปิดงบการเงินและการส่งงบ DBD ก่อนนัดส่งมอบ
แหล่งอ้างอิง
ตรวจเมื่อ 3 พฤศจิกายน 2569
อยากให้ทีมบัญชีช่วยดูเรื่องนี้ให้?
แอด LINE แล้วเล่าเรื่องของกิจการได้เลย ผู้ช่วยจะถามข้อมูลเบื้องต้นก่อนส่งต่อให้นักบัญชี
