ใบกำกับภาษีต้องมีอะไรบ้าง และแบบไหนใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
เช็ก 8 รายการในใบกำกับภาษีเต็มรูป ต่างจากแบบย่ออย่างไร ใครออกได้ ต้องออกเมื่อไร และข้อผิดพลาดที่ทำให้นำไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีรายการสำคัญ 8 ข้อ เช่น คำว่า "ใบกำกับภาษี" ข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลผู้ซื้อ เลขที่ รายการสินค้า จำนวน VAT และวันที่ ถ้าคุณจะนำไปใช้เป็นภาษีซื้อ ให้ตรวจก่อนลงบัญชี เพราะใบกำกับภาษีอย่างย่อและใบที่ไม่ถูกต้องอาจใช้ไม่ได้
ใครออกใบกำกับภาษีได้
ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำและออกให้ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ กิจการที่ยังไม่ได้จด VAT ไม่ควรออกเอกสารชื่อใบกำกับภาษี ถึงแม้ลูกค้าจะขอ ให้ใช้ใบเสร็จหรือเอกสารการขายตามสถานะจริงแทน
ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีอะไรบ้าง
- คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และเล่มที่ถ้ามี
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
- จำนวน VAT ที่แยกจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ
- วัน เดือน ปี ที่ออก
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
ถ้าคุณเป็นผู้ขาย ควรตั้งแบบฟอร์มให้มีช่องเหล่านี้ตั้งแต่ต้น ถ้าคุณเป็นผู้ซื้อ ควรตรวจก่อนจ่ายเงินหรือก่อนส่งให้นักบัญชี การขอแก้ทันทีมักง่ายกว่าตามแก้หลายเดือนต่อมา
เต็มรูปกับอย่างย่อต่างกันอย่างไร
- เต็มรูป: มีชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ แยก VAT ออกจากราคา และนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้เมื่อถูกต้องตามเงื่อนไข
- อย่างย่อ: ไม่ต้องมีชื่อที่อยู่ผู้ซื้อ ราคาระบุรวม VAT และภาษีซื้อตามใบนี้เป็นภาษีซื้อต้องห้าม
ถ้าซื้อของเข้าบริษัท ให้ขอแบบเต็มรูปตั้งแต่ตอนจ่าย อย่ารอให้ถึงสิ้นเดือน เพราะบางร้านอาจมีขั้นตอนเปลี่ยนเอกสารเฉพาะ
ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อไร
หลักทั่วไปคือต้องออกอย่างช้าในทันทีที่ความรับผิดในการเสีย VAT เกิดขึ้น
- ขายสินค้า: โดยทั่วไปเมื่อส่งมอบสินค้า
- ให้บริการ: โดยทั่วไปเมื่อได้รับชำระค่าบริการ
ถ้ามีการโอนกรรมสิทธิ์ ออกเอกสาร หรือรับเงินก่อน อาจเกิดความรับผิดเร็วกว่านั้น ควรตรวจกรณีของคุณกับคู่มือกรมสรรพากรหรือนักบัญชี
ข้อผิดพลาดที่ทำให้ใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
- ใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
- ข้อมูลสำคัญไม่ครบ หรือชื่อผู้ซื้อไม่ใช่กิจการของคุณ
- ขีดฆ่า ลบ หรือแต้มเติมรายการในเอกสาร
- รายการไม่เกี่ยวกับกิจการ
- ใบกำกับภาษีออกโดยผู้ไม่มีสิทธิออก
ถ้าข้อมูลผิด อย่าแก้บนกระดาษเอง ให้ผู้ขายดำเนินการตามวิธียกเลิกและออกฉบับใหม่ แนวทางของกรมสรรพากรให้ยกเลิกฉบับเดิมและจัดทำฉบับใหม่ โดยลงวันเดือนปีให้ตรงกับฉบับเดิมในกรณีที่เกี่ยวข้อง
ได้รับช้าต้องใช้เดือนไหน
ให้ลงตามเดือนที่ควรใช้ก่อน ถ้ามีเหตุจำเป็นตามหลักเกณฑ์ เช่น ได้รับใบกำกับภาษีในเดือนอื่น อาจนำไปใช้ได้ไม่เกิน 6 เดือน นับจากเดือนถัดจากเดือนที่ออกใบกำกับภาษี
อย่าเก็บไว้ใช้ตามสะดวก เพราะข้อมูลนี้ส่งผลกับ ภ.พ.30 โดยตรง
เก็บใบกำกับภาษีอย่างไร
ทั้งผู้ขายและผู้ซื้อควรจัดเก็บตามเดือนภาษีและเรียกดูย้อนหลังได้ ระยะเวลาการเก็บเอกสาร VAT คืออย่างน้อย 5 ปีนับจากวันยื่นแบบ ดูรายละเอียดรวมในเช็กลิสต์เอกสารบัญชีรายเดือน
ถ้าเอกสารจำนวนมากหรือต้องการให้คนช่วยตรวจก่อนยื่น ทีมทำบัญชีของเราช่วยแจ้งกลับได้เมื่อเอกสารยังไม่ครบ
คำถามที่พบบ่อย
ใบเสร็จรับเงินใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม
เอกสารเดียวกันอาจเป็นทั้งใบเสร็จและใบกำกับภาษีได้ ถ้ามีรายการครบ แต่ถ้าเอกสารเป็นใบเสร็จอย่างเดียว ไม่ถือว่าเป็นใบกำกับภาษีเพียงเพราะมีเลข VAT
ชื่อบริษัทสะกดผิดเล็กน้อยใช้ได้ไหม
อย่าตัดสินเอง ให้เทียบกับชื่อจดทะเบียนและถามนักบัญชี ถ้าจำเป็นให้ผู้ขายยกเลิกและออกใบใหม่
e-Tax Invoice ใช้แทนกระดาษได้ไหม
ใช้ได้เมื่อจัดทำผ่านวิธีที่กรมสรรพากรกำหนด ควรตรวจว่าเอกสารออกจากระบบที่ถูกต้อง ไม่ใช่แค่เป็นไฟล์ PDF
แหล่งอ้างอิง
ตรวจเมื่อ 3 พฤศจิกายน 2569
อยากให้ทีมบัญชีช่วยดูเรื่องนี้ให้?
แอด LINE แล้วเล่าเรื่องของกิจการได้เลย ผู้ช่วยจะถามข้อมูลเบื้องต้นก่อนส่งต่อให้นักบัญชี
